1. Wie zijn wij?

PenPrints Pater Vanduffelstraat 15, bus 3 3900 Pelt, België Website:https://penprints.nl / https://penprints.be Telefoon: +31 - 6 416 907 10 E-mail: stayyu.y@gmail.com

PenPrints is voor een deel van de verwerkingen verwerking verantwoordelijke (bijvoorbeeld voor websitebezoekers en zakelijke contactpersonen) en voor een deel verwerker voor haar zakelijke klanten (bijvoorbeeld bij het uitvoeren van direct-mail campagnes).

Binnen PenPrints is Stephan van Leuken het aanspreekpunt voor privacy-vragen. U kunt hem bereiken via bovenstaand e-mailadres.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• zakelijke klanten en hun contactpersonen
• ontvangers van post campagnes die PenPrints uitvoert voor haar klanten
• bezoekers van de website penprints.nl

PenPrints richt haar diensten uitsluitend op zakelijke klanten (B2B). Particulieren kunnen wel ontvanger zijn van een kaart of brief via een campagne van één van onze zakelijke klanten.

Onze website en diensten hebben niet de bedoeling gegevens te verzamelen over kinderen jonger dan 16 jaar. Als u meent dat wij toch gegevens van een minderjarige zonder toestemming hebben ontvangen, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij die gegevens.

3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

3.1 Zakelijke klanten en contactpersonen

Van (potentiële) zakelijke klanten en hun contactpersonen verwerken wij onder meer:

• naam en functie
• bedrijfsnaam en KvK/KBO-gegevens
• zakelijke adresgegevens
• zakelijk telefoonnummer
• zakelijk e-mailadres
• inhoud van communicatie (bijvoorbeeld e-mails, notities van afspraken)
• factuur- en betalingsgegevens

3.2 Gegevens voor campagnes (ontvangers van kaarten/brieven)

Onze zakelijke klanten leveren persoonsgegevens aan van ontvangers voor wie wij kaarten en brieven schrijven en verzenden. Het gaat daarbij om:

• naam, adres, postcode, woonplaats
• eventueel titel, aanhef of taalcode
• indirecte gegevens, zoals klantnummers, segmentcodes, koopgedrag of andere campagnedata
• tekstvariabelen (zoals persoonlijke aanhef of verwijzing naar eerdere aankoop)

Voor deze verwerkingen geldt:

• de zakelijke klant is verwerkingsverantwoordelijke
• PenPrints is verwerker en handelt volgens de instructies van de klant, zoals ook in de algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst is vastgelegd

Als u een kaart of brief ontvangt via een campagne van één van onze klanten, raden wij u aan ook de privacyverklaring van die klant te lezen.

3.3 Websitebezoekers en nieuwsbrief

Bij bezoek aan onze website en bij aanmelding op een nieuwsbrief kunnen wij onder meer verwerken:

• IP-adres en apparaat-/browsergegevens
• gegevens over uw gedrag op de website (pagina’s, klikgedrag)
• cookie-ID’s (zie paragraaf 7)
• naam en e-mailadres als u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of contactformulier invult

4. Voor welke doelen en op basis van welke grondslagen?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Uitvoering van overeenkomsten met zakelijke klanten

   • om opdrachten te bespreken en vast te leggen
   • om kaarten, brieven en campagnes uit te voeren
   • om te factureren en betalingen te verwerken Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.

2. Uitvoeren van campagnes voor ontvangers in opdracht van onze klanten

   • schrijven, verpakken en verzenden van poststukken
   • gebruik van aangeleverde segmentatie of campagnedata Grondslag: gerechtvaardigd belang of andere grondslag van onze klant (als verwerkingsverantwoordelijke). PenPrints verwerkt deze gegevens als verwerker.

3. Relatiebeheer en klantenservice

   • beantwoorden van vragen
   • onderhouden van contact met (potentiële) klanten Grondslag: uitvoering overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang (zakelijke communicatie).

4. Websiteanalyse en verbetering

   • analyseren van bezoek- en klikgedrag om onze website te verbeteren Grondslag: gerechtvaardigd belang (goed functionerende en bruikbare website) en, waar vereist, toestemming (voor niet-noodzakelijke cookies).

5. Marketing en nieuwsbrieven

   • verzenden van nieuwsbrieven of relevante informatie aan zakelijke contacten Grondslag: toestemming (bij aanmelding) en/of gerechtvaardigd belang (bestaande zakelijke relatie).

6. Wettelijke verplichtingen

   • voldoen aan fiscale bewaarplichten en andere wettelijke verplichtingen Grondslag: wettelijke verplichting.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

PenPrints bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Concreet:

1. Zakelijke klanten en contactpersonen

   • gegevens over de zakelijke relatie bewaren wij zolang er een relatie is en tot maximaal 7 jaar daarna, voor zover nodig voor fiscale en juridische verplichtingen (bijvoorbeeld factuurgegevens).

2. Gegevens voor campagnes (ontvangers)

   • bij campagnes op projectbasis: wij verwijderen of anonimiseren de door de klant aangeleverde persoonsgegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk na afronding van de campagne en zodra de gegevens niet meer nodig zijn voor de uitvoering of eventuele afhandeling van vragen/klachten
   • bij doorlopende samenwerkingen: wij verwijderen of anonimiseren de persoonsgegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk nadat de samenwerking is beëindigd of de gegevens niet langer nodig zijn voor de uitvoering van de diensten

Deze bewaartermijnen sluiten aan op de afspraken in onze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

1. Websitegegevens en nieuwsbrief

   • cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen zoals ingesteld in uw browser en onze cookie-instellingen
   • nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt of wij uw gegevens niet langer nodig achten voor dit doel

6. Geautomatiseerde besluitvorming

PenPrints neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen hebben of die u op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

PenPrints deelt persoonsgegevens alleen met derden als:

• dat nodig is voor de uitvoering van onze diensten
• dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• of u daarvoor toestemming heeft gegeven (voor specifieke situaties)

Categorieën ontvangers zijn onder meer:

• IT- en hostingproviders (voor opslag van systemen en data)
• e-mail- en nieuwsbriefdiensten
• boekhouder/administratiekantoor (voor factuur- en betalingsgegevens)
• druk- en postpartners (zoals postdiensten) voor het verzenden van kaarten en brieven
• analyse- en statistiekdiensten voor websitegebruik (alleen met toestemming waar nodig)

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten als zij in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. PenPrints blijft in die gevallen verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik van uw gegevens binnen die verwerkingen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

• Functionele cookies Nodig om de website goed te laten werken en uw voorkeuren te onthouden.
• Analytische cookies Om geanonimiseerd inzicht te krijgen in het gebruik van de website en deze te verbeteren.
• Marketing- of trackingcookies Worden alleen geplaatst als u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Deze cookies kunnen gebruikt worden om content of aanbiedingen beter af te stemmen op uw interesses.

Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u via een melding over het gebruik van cookies en vragen wij, waar nodig, om toestemming. U kunt via uw browserinstellingen cookies verwijderen of uitschakelen. Dit kan invloed hebben op de werking van de website.

Voor meer algemene informatie over cookies kunt u kijken op veiliginternetten.nl.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• recht op inzage (weten welke gegevens wij van u verwerken)
• recht op rectificatie (correctie van onjuiste gegevens)
• recht op verwijdering (voor zover wettelijk toegestaan)
• recht op beperking van de verwerking
• recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
• recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen (bijvoorbeeld direct marketing)
• als de verwerking is gebaseerd op toestemming: het recht om die toestemming op elk moment in te trekken

U kunt uw verzoek sturen naar: stayyu.y@gmail.com. Vermeld daarbij zo duidelijk mogelijk:

• welke rechten u wilt uitoefenen
• om welke gegevens of situatie het gaat

Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

Als wij niet zeker zijn van uw identiteit, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie zodat wij uw verzoek op de juiste persoon kunnen herleiden. Stuur geen onbewerkte kopie van uw identiteitsbewijs mee; maak in een kopie in ieder geval uw pasfoto, MRZ, documentnummer en (indien van toepassing) BSN onleesbaar.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

PenPrints neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Denk daarbij aan:

• beperkte toegang tot systemen en gegevens (alleen voor medewerkers die dit nodig hebben)
• beveiligde verbindingen (zoals https)
• up-to-date beveiliging van systemen
• afspraken met verwerkers over een passend beveiligingsniveau

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via stayyu.y@gmail.com.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

PenPrints kan deze privacyverklaring wijzigen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij gewijzigde diensten of wetgeving. Op onze website staat altijd de meest recente versie, met de datum van de laatste wijziging.